Zastępca wójta, sekretarz gminy, kierownik referatu administracyjnego, pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych

Imię i Nazwisko:  JOANNA MYSZKA
Funkcja: zastępca wójta gminy, sekretarz gminy, kierownik referatu administracyjnego, pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych
Telefon:  598574061
e-mail:  j.myszka@koczala.pl

Zadania zastępcy wójta:
  • wykonywanie zadań z upoważnienia lub na polecenie wójta;
  • reprezentowanie gminy w czasie uroczystości i spotkań oficjalnych w zakresie uzgodnionym z wójtem;
  • zastępowanie wójta pod jego nieobecność;
  • przejęcie zadań i kompetencji wójta w przypadku określonej przepisami prawa przemijającej przeszkody w wykonywaniu zadań i kompetencji wójta.
Zadania sekretarza gminy:
  • zapewnienie warunków organizacyjnych i technicznych sprawnego funkcjonowania urzędu, realizacji jego działań oraz stworzenie bezpiecznych i higienicznych miejsc pracy;
  • organizowanie pracy urzędu i nadzorowanie jego działalności z uwzględnieniem dbałości o właściwą obsługę klientów, sprawny obieg dokumentów oraz załatwianie skarg i wniosków;
  • inicjowanie usprawnień oraz wdrażanie nowoczesnych metod organizacji i narzędzi pracy, w tym rozwijanie i koordynowanie procesu informatyzacji urzędu, oraz przedkładanie wójtowi propozycji dotyczących usprawniania pracy urzędu;
  • planowanie zatrudnienia w urzędzie i nadzorowanie spraw kadrowo-płacowych i doskonalenia kadr;
  • nadzór nad terminowym przeprowadzaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych;
  • koordynowanie i nadzorowanie zadań w zakresie obsługi rady, kolegium wójta oraz komisji i zespołów powołanych przez wójta;
  • nadzorowanie przygotowywania projektów uchwał i zarządzeń;
  • nadzorowanie dokumentowania pracy wójta oraz przygotowywania sprawozdań z działalności wójta i urzędu oraz realizacji uchwał rady i zarządzeń wójta;
  • koordynowanie współpracy wójta z radą, radnymi i jednostkami pomocniczymi gminy, w zakresie powierzonym przez wójta;
  • nadzorowanie przygotowywania materiałów na posiedzenia wójta;
  • nadzorowanie terminowego udzielania odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych;
  • organizowanie przyjmowania oraz nadzorowanie załatwiania skarg, wniosków i petycji;
  • koordynowanie i nadzorowanie udostępniania informacji publicznej oraz kontaktów z mediami;
  • koordynowanie i nadzorowanie postępowań w sprawach wystąpień wnoszonych przez podmioty wykonujące działalność lobbingową;
  • koordynowanie, organizowanie i wykonywanie czynności związanych z organizacją wyborów, referendów i spisów powszechnych;
  • organizowanie i nadzorowanie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w urzędzie;
  • koordynowanie prowadzenia kontroli komórek organizacyjnych urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych;
  • opracowywanie planów kontroli i przedstawianie wójtowi wniosków z wyników kontroli;
  • nadzór nad realizacją wniosków z kontroli przeprowadzanych w urzędzie;
  • prowadzenie książki kontroli i zbioru dokumentacji z przeprowadzonych kontroli;
  • wydawanie wymaganych zaświadczeń i poświadczeń urzędowych w zakresie uprawnień organów gminy;
  • wykonywanie wobec wójta czynności z zakresu prawa pracy nie związanych z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy oraz z wyłączeniem ustalania wynagrodzenia;
  • nadzorowanie i kierowanie pracą Referatu Administracyjnego;
  • wykonywanie innych zadań wskazanych przez wójta.
Zadania pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych
  • zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego;
  • zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne;
  • zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka;
  • kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, w tym okresowa (co najmniej raz na trzy lata) kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów;
  • opracowywanie i aktualizowanie, wymagającego akceptacji kierownika jednostki organizacyjnej, planu ochrony informacji niejawnych w urzędzie, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, i nadzorowanie jego realizacji;
  • prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;
  • prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających;
  • prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych lub pełniących służbę w urzędzie albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto;
  • przekazywanie odpowiednio ABW lub SKW odpowiednich danych do ewidencji osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych, osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub wobec których podjęto decyzję o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa.